Modalités des réunions du CSE durant la crise sanitaire du COVID-19

De nouvelles règles pour faciliter les réunions du CSE

Face à la crise sanitaire causée par le COVID-19, les règles concernant l’organisation des réunions du CSE ont été adaptées (ordonnance du 1er avril 2020 n° 2020-389, et décret du 10 avril 2020 n° 2020-419), afin d’éviter les risques d’une propagation de l’épidémie, et de permettre plus de souplesse aux entreprises concernant la tenue des réunions du CSE.

Les règles dérogatoires évoquées permettent notamment : le recours à la visioconférence, la conférence téléphonique, et la messagerie instantanée. Elles ne sont cependant applicables que pendant la période de l’état d’urgence sanitaire.

Le recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE central, après que l’employeur en ait informé les membres. La visioconférence est autorisée dans les mêmes conditions que les réunions des autres instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail.

La réunion par visioconférence doit permettre :

L’identification des membres
La participation effective des membres
La retransmission continue et simultanée du son et de l’image
Le dispositif de vote doit garantir l’identité de l’électeur. En cas de vote par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

À savoir

La limite du recours à trois réunions par visioconférence par année civile conformément à l’article L.2316-16 du code du travail n’est plus applicable dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire. Ainsi, l’employeur pourra avoir recours plus de trois fois à la visioconférence dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés préconise dans le choix du logiciel de visioconférence de prendre connaissance des conditions d’utilisation, de ne jamais recourir à des applications ne garantissant pas la confidentialité des communications ou qui utilisent vos données à d’autres finalités.

Le recours à la conférence téléphonique

Le recours à la conférence téléphonique est autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail, après avoir informé les membres.

De la même manière que pour la visioconférence, la conférence téléphonique n’est possible qu’à condition de garantir :

l’identification de ses membres
la participation effective des membres en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations
le vote à bulletin secret
le vote doit avoir lieu de manière simultanée
les participants disposent d’une durée identique pour voter

Enfin, le président doit informer les membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique en envoyant une convocation.

Le recours à la messagerie instantanée

Le recours à la messagerie instantanée est possible pour les réunions des instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail. Mais il n’est possible qu’à titre subsidiaire, en cas d’impossibilité de recours à la visioconférence, ou de conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Le dispositif technique mis en oeuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective, en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations.

Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée. À ce titre, il doit indiquer la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisants.
Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération.
Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance.
Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.