Organiser une assemblée générale d’association avec le vote électronique

Organiser une Assemblée Générale d'Association avec le vote électronique.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale d’association ?

L’assemblée générale d’association est une réunion regroupant les membres de l’association. Elle permet de rendre compte de l’activité globale d’une association, de ses finances ou bien de ses orientations. Ses modalités d’organisation sont établies par ses statuts et sont propres à chaque association.

Une association est une organisation à but non lucratif. Les dirigeants exercent donc leur rôle au sein de l’association de manière désintéressée et ne sont pas rémunérés.

Tout comme pour les sociétés, les statuts de l’association peuvent distinguer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

L’assemblée générale ordinaire traite des décisions courantes relatives à la gestion de l’association et qui n’impliquent pas de modifications de statuts de l’association. Elle se tient une fois par an.

Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

L’assemblée générale extraordinaire traite les problématiques urgentes et importantes de manière exceptionnelle. Les membres votent pour des changements de statuts, des questions financières, une transformation ou dissolution de l’association.

À savoir

Toute organisation d’une assemblée générale par visioconférence et vote électronique, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit être précisée possible dans les statuts. Si ce n’est pas le cas, elle pourra être contestée.

Dans quels cas une assemblée générale d’association est-elle obligatoire ?

La loi du 1er juillet 1901 concernant le contrat d’association régit les associations. Bien qu’elle permette de délibérer sur les sujets relatifs au bon fonctionnement de l’association, celle-ci ne fixe aucune obligation particulière quant à l’organisation d’une assemblée générale.

Toutefois, certaines situations imposent l’organisation d’une assemblée générale :

  • Lancer une procédure de reconnaissance d’utilité publique
  • Statuer sur les biens de l’association en cas de dissolution ou en acquérir de nouveaux
  • Approuver les comptes annuels de l’association (si elle est tenue d’établir des comptes annuels et de désigner au minimum un commissaire aux comptes)
  • Faire une demande d’exonération de TVA (pour les services à caractère social, culturel, éducatif ou sportif)
  • Modifier les statuts
  • Nommer ou révoquer un dirigeant de l’association
  • Exclure un membre
  • Engager une démarche en justice au nom de l’association

D’autre part, les associations suivantes ont l’obligation de prévoir une assemblée générale tous les ans :

  • Les associations reconnues d’utilité publique
  • Les associations exerçant une activité économique
  • Les associations recevant des aides publiques
  • Les associations agréées par certaines institutions publiques
  • Les associations sportives qui souhaitent obtenir un agrément
  • Les fédérations régionales de courses hippiques

Comment se déroule une assemblée générale d’association à distance ?

Si les statuts l’autorisent, l’assemblée générale d’une association peut s’opérer à distance via vidéoconférence et vote électronique. Tant que la réunion reste accessible et sécurisée, les règles d’organisation d’une assemblée générale classique s’appliquent.

La convocation à l’assemblée générale d’association

Sauf si les statuts prévoient des modalités contraires, tous les membres adhérents de l’association doivent être convoqués lors de l’assemblée générale.

Un membre de l’association (le Président, le Secrétaire ou le Conseil d’administration par exemple) est chargé de convoquer les membres de l’association de manière individuelle ou collective et cela 15 jours minimum avant la tenue de l’assemblée générale.

Cette convocation doit obligatoirement comporter l’heure et le lieu où se tiendra l’assemblée ainsi que l’ordre du jour, la signature et le nom du signataire. Elle pourra ensuite être envoyée par voie dématérialisée si les statuts le permettent.

Les étapes d’une assemblée générale au sein d’une association

Si les statuts prévoient un quorum, il est impératif de vérifier si ce dernier est atteint.

Tous les sujets inscrits à l’ordre du jour sont débattus puis votés par vote électronique.

Une fois que tous les points inscrits à l’ordre du jour ont été débattus, l’assemblée générale d’association prend fin. Un procès-verbal devra être rédigé. Il précisera que l’assemblée a eu lieu par visioconférence et par vote électronique et résumera les échanges, les décisions adoptées ou les incidents techniques.

Les conditions de vote et de participation

La solution de vote électronique doit respecter des règles de sécurité relatives au RGPD (Règlement Général de Protection des Données) et de conformité CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Afin d’adopter une décision, les statuts doivent indiquer le mode de vote choisi et le nombre de voix nécessaires. Le cas échéant, le vote à l’unanimité sera adopté.

Les avantages d’organiser les assemblées générales avec le vote électronique

Organiser les assemblées générales à distance via une solution de vote électronique a de multiples avantages :

  • Rapidité et gain de temps sur l’organisation de la réunion
  • Sécurisation et simplification du processus de vote
  • Seuil du quorum atteint plus facilement
  • Protection des données confidentielles des membres

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