Communication du CSE avec les salariés : obligations légales, outils (affichage, mail, intranet) et règles de confidentialité

Un élu du Comité Social et Économique (CSE) souhaitant envoyer un mail à l’ensemble des salariés, diffuser le PV de réunion sur l’intranet ou créer une newsletter du CSE se heurte vite à une question : en a-t-il le droit ?

Si le Code du travail encadre la communication du CSE, il le fait principalement à travers des outils traditionnels (affichage, local, réunions) et demeure silencieux sur l’usage des moyens numériques. Quels supports le comité peut-il réellement utiliser ? Dans quelles conditions ? Décryptage.

Quels sont les moyens de communication du CSE prévus par le Code du travail ?

Le Code du travail met à la disposition du CSE plusieurs outils de communication. Ancrés dans des moyens physiques, ils constituent le socle incontestable du droit à la communication du comité.

1. Le droit d’affichage du CSE : quelles obligations dans l’entreprise ?

Le CSE dispose d’un droit d’affichage. Les élus peuvent afficher les renseignements qu’ils ont pour rôle de porter à la connaissance du personnel, sur des emplacements obligatoirement prévus et aux portes d’entrée des lieux de travail (C. trav., art. L. 2315-15).

Ce droit est large. Le Code du travail ne limite pas le contenu pouvant être diffusé, dès lors qu’il entre dans les missions du CSE. Le comité peut notamment afficher des informations relatives aux droits des salariés, les procès-verbaux des réunions du comité (C. trav., art. L. 2315-35)  ou encore les comptes annuels du comité (C. trav., art. L. 2315-72).

L’employeur est tenu de mettre ces panneaux d’affichage à disposition du CSE. Plusieurs règles essentielles s’appliquent :

• Les panneaux d’affichage du CSE doivent être distincts de ceux des organisations syndicales (C. trav., art. L. 2142-3).
• Le contenu affiché sur les panneaux n’est soumis à aucun contrôle préalable de l’employeur, sous peine de délit d’entrave (Cass. crim., 8 mai 1968, n° 67-92.659).
• Tout contenu injurieux ou diffamatoire est interdit.

2. La liberté de circulation des élus du CSE auprès des salariés

L’article L. 2315-14 du Code du travail garantit aux élus une liberté de circulation au sein de l’entreprise qui constitue, en pratique, un véritable moyen de communication directe avec les salariés.

Les élus peuvent circuler librement dans l’entreprise, pendant leurs heures de délégation comme en dehors de leurs heures habituelles de travail, et prendre tous les contacts nécessaires avec les salariés à leur poste de travail. La seule limite : ne pas gêner les salariés dans l’accomplissement de leur travail.

Ce droit ne peut être subordonné à aucune autorisation préalable de l’employeur, ni limité par le règlement intérieur de l’entreprise ou par une note de service.

Cependant, il est admis que dans certaines entreprises, pour des raisons de sécurité, de confidentialité ou des raisons d’hygiène, l’entrée dans certains ateliers ou services soit réservée aux seuls salariés qui y travaillent (ou à certaines personnes expressément habilitées). Dans ce cas, l’employeur ne peut refuser l’accès aux membres du CSE de ce fait mais il devra alors fixer par accord avec les représentants du personnel, les conditions du libre accès de ceux-ci à ces parties de l’entreprise (Cass. crim., 10 jan 1989, n° 87-80.048). Un contrôle d’identité ou le port d’une tenue spéciale peut par exemple être exigé.

Cette faculté permet au CSE d’assurer une communication de proximité avec les salariés.

3. Les réunions d’information organisées par le CSE

L’employeur met à disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions (C. trav., art. L. 2315-20 et L. 2315-25). Dans ce cadre, le comité peut organiser des réunions d’information internes au personnel, notamment sur des sujets d’actualité (C. trav., art. L. 2315-26).

Le CSE peut y inviter des personnalités extérieures. Ces réunions doivent se tenir en dehors du temps de travail des salariés. En revanche, les membres de la délégation du personnel peuvent y participer sur leur temps de délégation.

Ce mécanisme offre au CSE un espace structuré d’échange collectif, distinct des réunions formelles de l’instance.

Le CSE peut-il utiliser la messagerie professionnelle et l’intranet de l’entreprise ?

Les outils traditionnels ne suffisent plus à garantir une communication efficace, notamment dans les organisations multisites et largement ouvertes au télétravail. Le CSE doit donc nécessairement s’appuyer sur des outils numériques pour toucher l’ensemble des salariés, assurer une information homogène et maintenir un lien avec les équipes à distance.

1. Le CSE ne dispose pas d’un droit automatique d’accès à la messagerie professionnelle

Contrairement aux organisations syndicales qui peuvent bénéficier de la messagerie professionnelle, sous réserve d’un accord collectif, ou d’un accès à l’intranet de l’entreprise (C. trav., art. L. 2142-6), le CSE ne dispose d’aucun texte équivalent.

La jurisprudence est claire. Ces outils étant la propriété de l’employeur, leur utilisation par le CSE nécessite une autorisation expresse ou un accord collectif (Cass. soc., 25 janvier 2005, n° 02-30.946). Concrètement, cela signifie que, sans autorisation, le CSE ne peut pas envoyer de communication aux salariés sur leurs adresses mail professionnelles.

2. Dans quelles conditions l’employeur peut autoriser l’envoi de mails du CSE aux salariés ?

L’employeur dispose de deux options :

• Négocier un accord d’entreprise autorisant l’utilisation de la messagerie par le CSE, en définissant le cadre (nature des messages, fréquence, liste de diffusion). L’accord conclu pour les syndicats peut être élargi au CSE.
• Laisser le CSE développer ses propres outils externes (site internet, réseaux sociaux, messagerie dédiée…) financés sur son budget de fonctionnement. Le CSE peut également utiliser les adresses mail personnelles des salariés, à condition qu’ils les aient fournies de leur plein gré, conformément au RGPD.

3. Communication numérique du CSE et confidentialité des échanges : quelles limites ?

Lorsque le CSE utilise la messagerie de l’entreprise, la question de la confidentialité se pose immédiatement. Il n’y a aucune garantie que les échanges entre le CSE et les salariés resteront confidentiels.

En effet, les messages envoyés depuis la messagerie professionnelle sont présumés professionnels, et l’employeur peut y accéder sauf s’ils sont identifiés comme « Personnel » ou « Privé » (Cass. com., 10 février 2015, n° 13-14.779). Cette réalité doit être intégrée dans la stratégie de communication du CSE.

Communication du CSE et confidentialité : quelles informations peuvent être diffusées ?

Les membres du CSE communiquent librement dans le cadre de leur mandat, sous la seule réserve de deux obligations distinctes prévues à l’article L. 2315-3 du Code du travail.

1. Le secret professionnel des membres du CSE

Les élus sont d’abord soumis au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication (savoir-faire, composition chimique ou culinaire…). Cette obligation est automatique, l’employeur n’a pas à le signaler aux élus.

2. L’obligation de discrétion et les informations confidentielles

Les élus sont également soumis à une obligation de discrétion qui porte sur les informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. Mais cette obligation est strictement encadrée par la jurisprudence.

Pour qu’une information soit couverte par l’obligation de discrétion, trois conditions cumulatives doivent être réunies :

• L’employeur doit avoir déclaré le caractère confidentiel préalablement ou concomitamment à la délivrance de l’information.
• L’information doit être objectivement confidentielle. Sa diffusion doit être de nature à nuire aux intérêts légitimes de l’entreprise (Cass. soc., 5 novembre 2014, n° 13-17.270).
• L’information ne doit pas être connue du public ou des salariés.

FAQ – 6 questions fréquentes des DRH sur la communication du CSE

1. Le CSE peut-il utiliser la messagerie professionnelle pour communiquer avec les salariés ?

Oui, mais pas automatiquement. Son utilisation suppose un accord collectif ou une autorisation expresse de l’employeur (Cass. soc., 25 janvier 2005, n°02-30.946).

2. Le CSE peut-il utiliser les adresses mail personnelles des salariés ?

Oui, à condition que les salariés aient communiqué volontairement leurs adresses personnelles. Leur utilisation doit respecter le RGPD.

3. Le CSE peut-il créer un site internet ou une page sur les réseaux sociaux ?

Oui. Le CSE peut développer ses propres outils numériques (site internet, newsletter, réseaux sociaux) financés sur son budget de fonctionnement.

4. L’employeur peut-il contrôler ou valider les communications du CSE ?

Non, s’agissant de l’affichage. Le CSE dispose d’un droit d’affichage qui ne peut être soumis à un contrôle préalable, sous peine de délit d’entrave (Cass. crim., 8 mai 1968, n° 67-92.659).

En revanche, l’usage des outils numériques peut être encadré par accord.

5. La diffusion du PV de réunion du CSE aux salariés est-elle obligatoire ?

Pas nécessairement. Le PV doit obligatoirement être rédigé et transmis à l’employeur, pour les entreprises de 50 salariés et plus. En revanche, sa diffusion aux salariés relève du règlement intérieur du CSE et de ses choix de communication, sous réserve du respect des obligations de discrétion.

6. Comment le CSE peut-il communiquer avec les salariés en télétravail ?

Une stratégie exclusivement fondée sur l’affichage physique est insuffisante. Le fonctionnement du CSE doit permettre une prise en compte effective de l’ensemble des salariés, ce qui suppose une communication multicanale combinant outils physiques et numériques.

*DARES, Les représentants du personnel : quels profils pour quelles fonctions ?, 2025.

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