Télétravail : Comment le mettre en place ?

La mise en place du télétravail : définition et enjeux

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail. Les salariés exercent leurs missions en dehors des locaux de l’entreprise (au domicile, en coworking…), et utilisent des outils de travail à distance (ordinateur, Internet, téléphone…).

Mode d’organisation du travail marginal jusqu’à la crise sanitaire, le télétravail a logiquement été depuis beaucoup plus utilisé.

Ce mode de travail regroupe de nombreux avantages, tels que :

Un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle pour les salariés, entrainant souvent une augmentation de la productivité ;
Une meilleure optimisation de l’occupation des locaux de l’entreprise ;
Une continuité de l’activité en cas d’impossibilité à se rendre au travail (COVID, etc.).

Cependant, recourir au télétravail comporte aussi quelques risques :

Un isolement du salarié, et donc des risques psychosociaux ;
Des frictions managers / salariés dues à des problèmes de management ;
Un risque quant au travail d’équipe.

C’est pourquoi il est indispensable de bien organiser le passage au télétravail pour que tout se passe bien. Mais comment le mettre en place ? Comment le formaliser et qui doit-on consulter ?

C’est ce que nous allons voir dans les points suivants.

1. Quel support pour la mise en place du télétravail ?

La première étape est de définir un support pour la mise en place du télétravail. En effet, si légalement la formalisation du télétravail n’est pas obligatoire, elle est néanmoins nécessaire afin d’éviter des points de friction entre salariés et employeurs.

Pour établir quel support va servir, procédez ainsi :

Établir s’il existe un accord d’entreprise ou un accord collectif

Établir tout d’abord s’il existe un accord d’entreprise ou un accord collectif statuant sur la mise en place du télétravail dans l’entreprise.

S’il existe, vous n’avez pas besoin de consulter le Comité Social et Économique pour le mettre en place, mais vous devez respecter les modalités indiquées dans l’accord.

Rédiger une charte de télétravail

S’il n’y a pas d’accord d’entreprise (ou que les négociations ont échouées) ou d’accord collectif, vous avez alors la possibilité d’établir une charte de télétravail unilatéralement. Il vous faut néanmoins au préalable consulter le Comité Social et Économique (CSE) (mais son avis n’est pas contraignant).

Conclure un accord avec le salarié

En cas d’absence d’accord d’entreprise ou de charte de télétravail, un simple accord entre l’employeur et le salarié peut être mis en place, autant pour le télétravail occasionnel que pour le télétravail régulier.

Un appel téléphonique peut donc suffire. Néanmoins pour des raisons de preuve, il est recommandé de réaliser cet accord par écrit (email, courrier…), voire par la conclusion d’un avenant au contrat de travail.

2. Comment définir l’organisation du télétravail ?

La seconde étape est de définir précisément l’organisation du télétravail. L’idée est de considérer tous les cas de figures possibles, afin que sa mise en place se déroule de la meilleure façon possible.

Selon l’article L1222-9 du Code du travail, la charte de télétravail ou l’accord doivent encadrer les points suivants :

Les conditions de passage au télétravail suivants les objectifs de l’entreprise (télétravail régulier ou ponctuel) et les conditions de retour au télétravail sans télétravail (suivant le contrat de travail).
La détermination des plages horaires permettant d’organiser le travail, d’encadrer le temps et la charge de travail. Ces plages horaires déterminent ainsi les moments durant lesquels l’employeur peut contacter le salarié.
Les modalités garantissant la protection de la santé des salariés. Il est nécessaire que ces derniers puissent bénéficier des meilleures conditions pour pouvoir télétravailler : un espace de travail dédié, des installations électriques conformes, un droit à la déconnexion, etc.
Le matériel nécessaire permettant le télétravail (ordinateur, connexion internet, outils numériques, etc).
La mise en place d’un entretien individuel obligatoire, au moins une fois par an, avec les salariés abordant les conditions d’activité en télétravail.
Les modalités d’accès des salariés handicapés au télétravail ainsi que les adaptions nécessaires les concernant (en application des mesures prévues à l’article L. 5213-6).
Les modalités d’accès aux salariées enceintes au télétravail ainsi que les adaptations nécessaires les concernant.

D’un point de vue pratique, il faut faire particulièrement attention aux points suivants :

L’éligibilité au télétravail

Toutes les catégories de salariés sont éligibles au télétravail. Cependant, certains critères objectifs peuvent être fixés par l’employeur tels que l’ancienneté minimale du salarié, temps de transport domicile / travail, etc.

Quelques critères peuvent néanmoins rendre non-éligibles au télétravail :

Selon la nature du poste, le télétravail ne peut être possible, notamment lorsqu’il s’agit d’un métier nécessitant une présence physique ou l’utilisation de documents non consultables en dehors des locaux.
Certains logements ne permettent pas de faire du télétravail dans de bonnes conditions (pas de connexion internet, installations électriques non-conformes des normes…).
Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires et les apprentis ne peuvent bénéficier du télétravail.

Le management d’un salarié en télétravail

Tout comme le salarié en présentiel, le salarié en télétravail doit respecter les consignes imposées par l’employeur et les managers.

Il est néanmoins nécessaire que les managers aient les outils adaptés pour comprendre, adhérer et assurer le respect des mesures liées au télétravail, et que les salariés disposent d’une certaine autonomie pour réaliser leurs missions.

Ainsi, le manager doit :

S’assurer des moyens à disposition du salarié (lieu adapté, bonne connexion internet, bonne maîtrise des outils numériques)
Avoir un management de confiance avec ses salariés.
Avoir une communication transparente et régulière quant aux résultats de l’équipe, aux projets en cours et leur état d’avancement
Inclure les salariés en télétravail dans les réunions à distance (temps de parole, moyens de communication adaptés, etc).
Éviter les situations d’isolement en étant attentif à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle du salarié, à la charge de travail, à la fatigue mentale et/ou physique.
Définir les plages horaires de disponibilité et faire respecter les règles de droit à la déconnexion.

Les lieux possibles d’exécution du télétravail

Définir les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé permet de gagner en clarté et en efficience. Cela peut être au domicile du salarié, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés que vous mettez à sa disposition…

Les droits des télétravailleurs

Les travailleurs doivent bénéficier des mêmes droits et avantages que ceux qui sont appliqués dans les locaux de l’entreprise.

À SAVOIR

Dans le cas où le salarié est victime d’un accident à son domicile lorsqu’il est occupé à une tâche professionnelle, ce dernier doit prévenir l’employeur le plus rapidement possible afin d’établir une déclaration d’accident du travail, dans les délais habituels (48h).

Les coûts en lien avec l’exercice du télétravail (équipements informatique, abonnements, logiciels, etc.) et jugés nécessaires pour l’exercice professionnel du salarié doivent être pris en charge par l’employeur. Pour cela, l’employeur peut rembourser les frais engagés par le travailleur (sur présentation d’une facture), ou verser une allocation forfaitaire.

À SAVOIR

L’indemnité forfaitaire de télétravail versée par l’employeur est exonérée de charges sociales sans justificatif dans la limite globale mensuelle de 10 euros par jour télétravaillé par semaine (ex : 10 euros pour 1 jour / semaine ; 20 euros pour 2 jours / semaine, etc.) ou de 2,50 euros par jour télétravaillé. Au-delà de cette somme, l’indemnité peut encore être exonérée si elle est justifiée par des dépenses professionnelles (sur factures).

En cas de télétravail effectué à 100%, la prise en charge des frais d’abonnements de transports ne se justifie pas. L’employeur devra cependant prendre en charge les frais de déplacement liés à l’activité professionnelle, notamment pour se rendre aux réunions internes nécessitant une présence physique dans les locaux de l’entreprise.

Il n’est donc pas négligeable de cadrer les modalités de prise en charge dans la charte de télétravail, dans l’accord d’entreprise ou dans le contrat de travail du salarié.

En cas de télétravail non effectué à 100%, l’employeur doit prendre en charge la moitié des frais d’abonnement de transports en commun. L’employeur ne peut prendre en charge ces abonnements au prorata des jours de télétravail.

3. L’employeur et le salarié doivent être d’accord pour la mise en place du télétravail

La troisième et dernière étape, dans la mise en place du télétravail, est tout simplement d’obtenir l’accord du salarié. En effet, quel que soit l’accord (accord d’entreprise, charte ou simple accord employeur / salarié), et sauf situations exceptionnelles (COVID), le télétravail doit avoir lieu sur la base du volontariat. Un employeur ne peut donc pas forcer un salarié à passer en télétravail.

D’un autre côté, l’employeur peut aussi, si un salarié demande à passer en télétravail, refuser cela. Mais s’il existe un accord d’entreprise ou d’une charte de télétravail, il devra alors justifier son refus par une raison légitime. Dans le cadre d’un simple accord, en revanche, cette justification du refus ne sera pas nécessaire.

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