Mise en place du vote électronique
L’utilisation du vote électronique lors de l’élection d’un CSE simplifie grandement ce processus pour diverses raisons. Néanmoins elle ne peut se faire que dans le respect de certaines conditions et obligations.
Avantages du vote électronique
Les avantages du vote électronique par rapport au vote papier sont importants, ce qui explique que de plus en plus d’entreprises et d’associations y aient recours pour leurs élections du CSE :
- Pour les employeurs : ils gagnent un temps considérable en évitant toutes les contraintes organisationnelles liées au vote papier : préparation des bulletins, des urnes, des listes d’émargement, adaptation des locaux, etc. et réduisent leurs coûts d’organisation.
- Pour les électeurs : ils votent depuis n’importe où et simplement avec un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur, et bénéficient d’un accès confidentiel, personnel, et sécurisé à la plateforme de vote Internet.
En outre, il est à relever que le vote électronique garantit fortement la confidentialité et le secret du vote, et s’inscrit dans une logique de développement durable.
Conditions pour pouvoir utiliser le vote électronique
L’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Économique peut s’effectuer de deux manières (article L.2314-26 du Code du travail) : le scrutin secret sous enveloppe, et le vote électronique.
L’utilisation du vote électronique, que cela soit dans les locaux ou bien à distance, n’est cependant possible que sous certaines conditions (articles R.2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail). Un accord de groupe ou un accord d’entreprise doit le permettre.
En l’absence d’accord d’entreprise ou de groupe existant, l’employeur peut décider de recourir au vote électronique unilatéralement (depuis le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016).
À savoir
S’il existe au sein de l’entreprise des organisations syndicales représentatives, l’employeur doit avoir tenté au préalable de négocier un accord avec elles sur ce sujet (et être en mesure de le prouver).
Un cahier des charges spécifique doit avoir été établi (respectant les dispositions réglementaires relatives au vote électronique décrites dans les articles R.2314-6 et suivants du Code du travail) dans le cadre de l’accord d’entreprise ou de groupe, ou à défaut par l’employeur.
Il doit être tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail (et mis sur l’intranet s’il en existe un), comme précisé dans l’article R.2314-5 du Code du travail.
À savoir
Si le vote papier n’a pas été exclu, alors l’ouverture du vote ne peut avoir lieu qu’une fois le vote électronique clos. Il importe aussi que le président du bureau de vote dispose de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique avant l’ouverture.
Il doit être fait référence au recours au vote électronique dans le protocole d’accord préélectoral, ainsi qu’à la conclusion de l’accord d’entreprise (ou de l’accord de groupe) sur le vote électronique si cette dernière existe.
À savoir
Dans le cas où le prestataire de vote électronique aurait déjà été choisi au moment de la rédaction du protocole d’accord préélectoral, ce prestataire doit alors y être mentionné, de même que, en annexes, la description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales (article R.2314-13 du Code du travail).
Le système de vote électronique qui aura été retenu devra pouvoir garantir la confidentialité de l’intégralité des données transmises, de même que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Enfin, il devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Obligations de l’employeur en ce qui concerne le vote électronique
Dans le cadre d’une élection du CSE avec vote électronique, l’employeur est soumis à plusieurs obligations :
- La mise à disposition d’une notice d’information expliquant aux salariés le déroulement des votes des élections du CSE
- L’information des organisations syndicales de salariés représentatives du fait que les formalités déclaratives préalables ont bien été réalisées auprès de la CNIL
- La formation au système de vote électronique retenu des membres du bureau de vote et de la délégation du personnel.
- La mise en place d’une cellule d’assistance technique dont la mission sera de s’assurer du bon fonctionnement du système de vote électronique et de le surveiller
Déroulement des élections du CSE avec le vote électronique
Établissement des listes électorales
Les listes électorales doivent être établies par l’employeur. Il est ainsi sous la responsabilité de l’employeur de contrôler la conformité des listes importées dans le système de vote électronique, de même que les candidatures.
Phase de test et de contrôle du système
Avant l’ouverture du vote électronique, et en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique doit procéder aux actions suivantes :
- Test du système de vote électronique
- Vérification que l’urne électronique est bien scellée, vide, et chiffrée par des clés spécifiquement délivrées pour cela
- Test du système de dépouillement
Enfin, une fois que ces trois actions ont été réalisées, le système de vote électronique doit être scellé.
Déroulement du scrutin
Comme spécifié à l’article R.2314-14 du Code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote (et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales).
Une fois le scrutin ouvert, l’électeur doit se connecter sur une interface de vote ergonomique. Il doit le faire en utilisant le moyen d’authentification qui lui aura été transmis. Ce moyen d’authentification unique et sécurisé permet la vérification de son identité, et assure que son vote est unique.
Une fois connecté à l’interface de vote, l’électeur peut accéder aux listes de candidats et peut voter. Le système de vote électronique doit alors respecter les trois points suivants :
- Le choix de l’électeur doit apparaitre à l’écran de façon claire
- Le choix de l’électeur doit pouvoir être modifié avant sa validation finale
- L’électeur doit recevoir un accusé de réception (qui pourra être conservé) sur la bonne transmission du vote et l’émargement
À savoir
Un électeur souffrant d’un handicap ne lui permettant pas de voter a la possibilité de se faire aider par un électeur de son choix.
Une fois que l’électeur a voté, son vote est définitif : aucune modification ultérieure n’est possible. Son vote, anonyme, est alors chiffré par le système, puis transmis au fichier « Contenu de l’urne électronique ».
Durant le scrutin, aucun résultat partiel ne doit être accessible, à une seule exception près : si l’employeur ou l’accord d’entreprise (ou de groupe) le prévoit, le nombre de votant peut être dévoilé. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Dépouillement du vote
Dès que le scrutin est clos, le contenu de l’urne, les listes d’émargement, les états courants gérés par les serveurs sont horodatés, figés, et scellés de façon automatique sur l’intégralité des serveurs du système de vote électronique.
Ensuite, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique doit contrôler le scellement du système de vote électronique (elle doit le faire à l’issue des votes et avant le dépouillement).
Puis, pour démarrer le dépouillement, il faut que les membres du bureau activent conjointement au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être créées (modalités décrites dans l’arrêté du 25 avril 2007).
Le décompte des voix s’affiche alors à l’écran nettement. Pour pouvoir être porté au procès-verbal, une édition sécurisée doit être réalisée.
À savoir
Le système de vote électronique doit permettre, si cela s’avérait nécessaire, de relancer à nouveau la procédure de décompte des votes.
Après le dépouillement des votes, il est impératif que le système de vote électronique soit de nouveau scellé. Cela permet de s’assurer qu’aucune modification des résultats ne soit possible par la suite.
Le président du bureau de vote proclame alors les résultats du vote électronique, en mentionnant : le nombre d’électeurs inscrits, de votants, de suffrages exprimés, de suffrages recueillis par chaque candidat, et le nombre d’élus.
En présence des électeurs, l’élection s’achève par la rédaction d’un procès-verbal. Le système de vote électronique établit automatiquement les procès-verbaux. Il n’y a plus qu’à les imprimer pour signature, puis à les envoyer aux organismes concernés.
Après le vote, le prestataire ou l’employeur doivent conserver sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle définitive) les fichiers supports suivants :
- Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables
- Les matériels de vote
- Les fichiers d’émargement
- Les fichiers de résultats
- Les fichiers de sauvegarde
Puis, une fois le délai de recours expiré (ou la décision juridictionnelle définitive si une action contentieuse a été engagée), ces fichiers supports doivent être détruits.
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