Une fois les membres du Comité Social et Économique élus, vient le moment d’organiser des réunions et consultations afin de faire fonctionner cette instance. À la fin de chaque séance, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal (PV) récapitulant la tenue des échanges et les résultats obtenus lors de la consultation, s’il y en a eu une.
Qu’est-ce que le procès-verbal de réunion du CSE ?
Le procès-verbal de réunion du CSE est un document officiel qui retranscrit l’ensemble des échanges tenus entre l’employeur et les membres du Comité Social et Économique durant la réunion. Un procès-verbal doit être rédigé à la suite de chaque réunion du CSE dans le but de notifier toutes les décisions prises lors de la réunion. Il doit ensuite être approuvé par l’ensemble des personnes ayant participé à la séance du comité.
À SAVOIR
Juridiquement, le PV peut servir de preuve concernant les échanges tenus lors de la séance et les engagements de l’employeur.
Voyons ensemble les modalités de rédaction et de transmission du procès-verbal de réunion.
Modalités de rédaction du procès-verbal de réunion du CSE
Qui le rédige ?
Selon l’article L2315-34 du code du travail, le secrétaire du CSE est en charge de la rédaction du procès-verbal et, si cela est délégué à un prestataire externe, du contrôle de sa rédaction.
Le secrétaire ne peut se soustraire à cette obligation et est le seul responsable de sa rédaction. Il doit veiller à ce que l’ensemble des propos tenus lors de la réunion soient retranscrits de manière objective et impartiale.
S’il le souhaite, le secrétaire peut se faire assister par un autre membre du comité. Toutefois, seul son nom doit apparaître sur l’en-tête du document.
Dans quels délais doit-il être rédigé ?
Le délai accordé pour la rédaction du procès-verbal peut être prévu par accord d’entreprise ou par accord entre l’employeur et le comité.
À défaut d’accord, le secrétaire dispose de 15 jours maximum suivant la tenue de la réunion pour le rédiger puis le transmettre à l’employeur ainsi qu’aux membres du comité.
Des délais spécifiques peuvent être prévus lors de conditions particulières. Par exemple :
- Dans le cas de la tenue d’une consultation relative à une restructuration ou un licenciement collectif pour motif économique, le délai de rédaction est de 3 jours ;
- Dans le cas d’une liquidation ou d’un redressement judiciaire de l’entreprise, le délai de rédaction est de 1 jour.
À SAVOIR
Si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai, alors le PV doit être établi avant la date de sa tenue afin que les membres du comité et l’employeur puissent en prendre connaissance au préalable.
Quels sont les éléments à mentionner ?
Les mentions devant figurer dans le procès-verbal de réunion du CSE peuvent être définies par accord d’entreprise.
En l’absence d’accord, les mentions qui doivent y apparaître sont les suivantes :
- La date, l’heure de début et de fin de réunion et les périodes de suspensions s’il y en a eu ;
- La liste des personnes ayant participé à la réunion, leur qualité ainsi que la liste des absents ;
- L’ordre du jour ;
- L’approbation du PV de la réunion précédente ;
- La retranscription des échanges tenus lors de la réunion ;
- Les propositions des intervenants ;
- Les informations communiquées par l’employeur, ses engagements ou les réponses formulées pour les requêtes des anciennes réunions ;
- Le résultat des votes et les résolutions prises ;
- Les décisions adoptées ;
- La date de la prochaine réunion.
Comment enregistrer les réunions ?
Afin de faciliter la rédaction du procès-verbal et d’écarter toute opposition, le code du travail prévoit la possibilité d’enregistrer ou sténographier les réunions du CSE (article D2315-27 du code du travail).
Afin de décider de l’enregistrement des séances, un vote à la majorité des personnes présentes doit être organisé.
À SAVOIR
Dans le cas où la décision d’enregistrer ou sténographier les séances vient du comité, l’employeur peut s’y opposer uniquement dans le cas où des informations à caractère confidentiel ou relatives au secret professionnel seraient divulguées.
Modalités d’adoption du procès-verbal de réunion du CSE
Une fois rédigé, le contenu du procès-verbal doit être approuvé par les personnes ayant participé à la réunion. Si ces dernières ont des modifications à y apporter, cela doit être fait avant son adoption.
L’adoption du PV se fait par vote durant la réunion suivante (ce point est généralement inscrit en premier à l’ordre du jour de la prochaine réunion).
À SAVOIR
Les modalités d’adoption du PV des réunions du comité peuvent être déterminées préalablement par accord d’entreprise.
Comment transmettre le procès-verbal de réunion du CSE ?
Une fois le procès-verbal rédigé et approuvé, vient le moment de le transmettre.
Quand le transmettre ?
La transmission du procès-verbal de réunion du CSE doit respecter un délai déterminé préalablement par un accord d’entreprise signé par les délégués syndicaux. Sans délégués syndicaux, le délai de transmission est établi par un accord entre l’employeur et la majorité des membres du comité.
À défaut d’accord, le procès-verbal doit être transmis à l’employeur ainsi qu’aux autres membres du CSE dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion.
À qui le transmettre ?
Une fois le procès-verbal rédigé, le secrétaire du CSE doit le transmettre :
- À l’employeur
- Aux membres du comité
Une fois approuvé, le contenu du procès-verbal (hormis les informations à caractère confidentiel de l’entreprise) peut être communiqué aux salariés de l’entreprise par voie d’affichage ou par diffusion sur l’intranet.
À SAVOIR
Pour les entreprises disposant d’un règlement intérieur du CSE, les modalités d’affichage y sont précisées.
En fonction des sujets abordés lors de la réunion, le procès-verbal doit être transmis à l’inspection du travail dans les situations suivantes :
- Licenciement pour motif économique d’un salarié protégé ou d’un licenciement économique collectif (10 salariés minimum) ;
- Consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, des conditions de travail et de l’emploi ;
- Examen du bilan social d’une entreprise comptant plus de 300 salariés.
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