De nombreuses entreprises ont recouru au vote électronique pour l’organisation de leurs élections professionnelles au cours des dernières années. Une grande partie des CSE ayant été mis en place en 2019, l’année 2023 est la grande année de renouvellement du CSE. Et à cette occasion, les entreprises qui n’ont pas déjà sauté le pas du vote électronique s’interrogent à cet égard.
« Est-ce que ce choix sera vraiment bénéfique pour mon dialogue social ? »
« Est-ce qu’il s’agira réellement d’une source de simplification ? »
« Mes organisations syndicales, attachées au vote papier, vont-elles adhérer à ce choix ? »
« Que faut-il que je n’oublie pas pour que ce projet aboutisse ? »
Nous répondons ci-après à ces possibles interrogations.
- Pourquoi le renouvellement de beaucoup de CSE intervient en 2023 ?
- Pourquoi avoir recours au vote électronique dans le cadre du renouvellement de mon CSE ?
- Quelles normes encadrent la mise en place du vote électronique ?
- Comment organiser le recours au vote électronique dans le cadre de mes élections du CSE ?
- Négocier un accord collectif ou adopter une décision unilatérale actant du recours au vote électronique
- Définir les mesures de sécurité adaptées au risque lié à la tenue de l’élection dans le cadre de la protection des données à caractère personnel
- Mentions obligatoires dans le PAP s’agissant du recours au vote électronique
- Réaliser une expertise du système de vote électronique retenu
- Informer les électeurs s’agissant de l’utilisation de leurs données personnelles et mettre à jour le registre des activités de traitement
- Dispenser une formation relative au système de vote électronique retenu
- Informer les salariés concernant le système de vote électronique retenu
- Constituer d’une cellule d’assistance technique
- Réaliser les tests sur le système de vote électronique retenu
- Réaliser les opérations de scellement
- Conserver certaines données de l’élection pour une durée limitée
Pourquoi le renouvellement de beaucoup de CSE intervient en 2023 ?
Par ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1386, le Comité Social et Economique (CSE) était institué, fruit de la fusion des trois anciennes instances représentatives du personnel (CE, CHSCT, DP). L’objectif affiché était d’instaurer un « dialogue social simplifié et opérationnel » (Rapport au Président de la République relatif à ladite ordonnance). Aussi, désormais une seule instance doit être mise en place dès lors que le seuil de 11 salariés a été atteint sur une période de 12 mois consécutifs : le CSE.
La transition vers cette nouvelle instance nécessitait, et ce particulièrement pour les grandes entreprises, de se saisir des dispositions légales et règlementaires nouvelles et d’engager d’importantes négociations préalables avec les organisations syndicales. C’est la raison pour laquelle, le législateur avait aménagé des délais quant à la mise en place du CSE suite à l’adoption de l’ordonnance (art. 9 ordonnance précitée). Le 1er janvier 2020 constituait, aux termes des dispositions légales, la date buttoir à laquelle il convenait d’avoir mis fin aux anciennes institutions et instauré un CSE.
La durée des mandats étant, sauf dispositions conventionnelles spécifiques, de 4 ans, 2023 est donc logiquement l’année de grand renouvellement de cette instance.
Astuce
Du fait de ce boom des renouvellements, si vous souhaitez organiser vos élections par le biais du vote électronique, n’hésitez pas à anticiper vos démarches auprès du prestataire de votre choix !
Pourquoi avoir recours au vote électronique dans le cadre du renouvellement de mon CSE ?
Le choix du recours au vote électronique est de plus en plus plébiscité et cela se justifie à de nombreux égards.
Le vote électronique simplifie l’organisation matérielle du vote
Traditionnellement l’organisation matérielle du vote était une épreuve pour les directions des relations sociales / RH en charge des élections : gestion de l’édition de bulletins papier, choix d’enveloppes de différentes couleurs pour chaque scrutin, mise en place d’isoloirs, création ou prêt d’urnes, le cas échéant envoi des courriers de vote par correspondance, mobilisation d’un ou plusieurs bureaux de vote pour une durée de plusieurs jours parfois, dépouillement et remplissage des procès-verbaux (PV) manuel.
Le recours au vote électronique évite désormais bon nombre de ces étapes « pratiques » puisqu’il n’est plus nécessaire de se munir des équipements de vote précédemment évoqués (bulletin, enveloppe, isoloir, urne) et que le dépouillement et le remplissage des PV sont automatisés.
Il s’agit là d’un gain de temps pour les équipes mais également d’un gain d’argent pour les entreprises.
Le vote électronique permet une sécurisation accrue des élections
Cette organisation pratique et manuelle engendrait nécessairement des erreurs qui pouvaient générer de nombreuses contestations d’élections.
Le vote électronique permet un calcul automatisé des résultats, un pré-remplissage des PV et, pour certains prestataires bénéficiant de l’agrément du ministère du travail, une télétransmission des PV au CTEP laquelle est obligatoire en fin d’élections.
Le vote électronique augmente la participation
À une époque où l’engagement collectif est en forte baisse et ou, par conséquent, le nombre de votants aux élections publiques ou professionnelles diminue substantiellement, le recours à un outil permettant de mobiliser les salariés autour du dialogue social n’est pas superflu.
En permettant aux salariés de voter à n’importe quelle heure sur la période d’élection, depuis n’importe quel terminal de vote et donc depuis n’importe quel lieu, en envoyant parfois des messages de rappel, les salariés, qui n’ont qu’à cliquer sur leur écran, votent en plus grand nombre. C’est la légitimité des élus qui en ressort donc grandie.
Il s’agit là d’un argument fort qui peut convaincre les organisations syndicales de basculer vers cette modalité de vote.
Évidement le vote électronique nécessite que les salariés aient accès à un terminal de vote et soient à l’aise avec le digital ce qui n’est pas toujours le cas selon les catégories de salariés concernées. Pour palier cette difficulté, les entreprises sont invitées à mettre à disposition des électeurs un ou plusieurs postes informatiques sur leur lieu de travail.
Pour en savoir plus sur les précautions pratiques préconisées par la jurisprudence, consultez notre article sur le vote électronique et le principe d’égalité d’exercice du droit de vote.
Quelles normes encadrent la mise en place du vote électronique ?
Le recours au vote électronique suppose le respect de diverses normes juridiques qu’il convient d’appréhender. En la matière trouve à s’appliquer le droit du travail, le droit électoral mais également le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Tout d’abord, l’article L. 2314-26 du Code du travail prévoit que l’élection peut
« avoir lieu par vote électronique, selon les modalités fixées par un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, si un accord d’entreprise ou, à défaut, l’employeur le décide. »
Les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du même Code ainsi que l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 règlementent quant à eux les modalités de recours au vote électronique sur un plan technique et juridique.
Les caractéristiques du système de vote sont définies de la manière suivante par l’article R. 2314-6 du Code du travail :
« Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. »
Ensuite, l’organisation d’élections professionnelles par le biais du vote électronique implique différents traitements de données à caractère personnel, traitements largement règlementés par le RGPD. Aussi, à travers le prisme de cette règlementation, l’employeur est responsable de traitement et un certain nombre d’obligations lui incombent à ce titre.
Pour terminer, plus le recours au vote électronique s’intensifie, plus la jurisprudence se penche sur cette modalité de vote. À cette occasion, de nouvelles règles / nouveaux principes émergent.
Pour quelques exemples :
- Dans une décision du 1er juin 2022, la Cour de cassation a posé un principe d’égalité d’exercice du droit de vote impliquant notamment dans le cadre du vote électronique de prendre des précautions suffisantes pour qu’aucun électeur ne soit écarté du scrutin (Cass. soc., 1er juin 2022, n°20-22.860).
- Dans une décision du 13 janvier 2021, la Cour de cassation a précisé que si la négociation collective en matière de recours au vote électronique était un préalable obligatoire, l’employeur n’était pas tenu d’engager de telles négociations avec les élus du CSE, mandatés ou non, ou avec les salariés, mandatés ou non (négociation dérogatoire) (Cass. soc., 13 janvier 2021, n°19-23.533).
- Dans un arrêt du 15 juin 2022, la Cour de cassation a jugé que les salariés devaient avoir la possibilité de voter blanc ou nul y compris en cas de recours au vote électronique (Cass. soc., 15 juin 2022, n°21-60.107).
Comment organiser le recours au vote électronique dans le cadre de mes élections du CSE ?
Compte tenu de la règlementation précédemment évoquée, en cas de recours au vote électronique, l’organisateur de l’élection devra respecter un certain nombre de règles spécifiques à cette modalité vote.
Rappel
Les formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL prévues notamment par l’article R. 2314-11 du Code du travail n’ont plus lieu d’être depuis le 25 mai 2008, date d’entrée en vigueur du RGPD. La CNIL a confirmé ce point dans son Questions-Réponses paru le 24 octobre 2022 (question n°6).
Négocier un accord collectif ou adopter une décision unilatérale actant du recours au vote électronique
Adopter un accord ou une DUE – Le Code du travail prévoit que la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections du CSE est possible s’il est prévu par un accord collectif d’entreprise, ou, à défaut, par une décision unilatérale de l’employeur (DUE).
Vous pouvez, si vous le désirez, en apprendre plus en lisant notre article : Élections professionnelles (CSE) par vote électronique : accord collectif ou décision unilatérale de l’employeur (DUE) ?
Attention
Il devra s’agir d’un acte distinct du protocole d’accord préélectoral (PAP) qui plus est entré en vigueur antérieurement au PAP.
La jurisprudence est venue préciser que ce n’est qu’en l’absence de conclusion d’un accord avec les délégués syndicaux de l’entreprise suite à une « tentative loyale de négociation » qu’il est possible d’adopter une DUE relative au vote électronique (Cass. soc., 13 janvier 2021, n°19-23.533).
Autrement dit :
- Si votre entreprise dispose de délégués syndicaux (DS), vous devez en tout état de cause engager une négociation collective au sujet du recours au vote électronique. En cas d’échec de la négociation, vous pourrez adopter une DUE ;
- Si votre entreprise ne dispose pas de DS, vous pouvez directement adopter une DUE.
Cahier des charges – Dans le cadre de l’accord ou de la DUE, il conviendra d’établir un cahier des charges permettant notamment de choisir, le cas échéant, le prestataire de vote électronique qui devra assurer la conception et la mise en place du système de vote électronique (C. trav., art. R. 2314-5). Ce cahier des charges doit être tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’Intranet de l’entreprise le cas échéant.
Astuce
Si vous avez recours à un prestataire de vote électronique, sachez que souvent ce dernier est en mesure de vous fournir un projet de cahier des charges que vous pouvez facilement annexer à votre accord ou DUE.
Durée de validité de l’acte juridique – Si vous avez adopté un accord collectif ou une DUE à durée indéterminée relatif à la mise en place du vote électronique, vous pouvez valablement y avoir recours pour plusieurs élections.
Attention
Si vous souhaitez changer de prestataire de vote électronique, vous devrez vous assurer que votre accord collectif ne faisait pas référence à votre ancien prestataire et que le nouveau prestataire sera à même de satisfaire au cahier des charges annexé.
Si vous n’avez pas encore adopté d’accord ou de DUE relatif au vote électronique, définir une durée indéterminée peut vous permettre de faire perdurer dans le temps cette pratique pour vos prochaines élections mais également pour d’autres scrutins que vous pourriez vouloir organiser dans votre entreprise.
Formalité de dépôt – En cas de négociation d’un accord collectif, n’oubliez pas que ce dernier devra faire l’objet des formalités de dépôt habituelles et notamment faire l’objet d’un dépôt auprès du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord collectif et ainsi que sur la plateforme du ministère du travail TéléAccords.
Définir les mesures de sécurité adaptées au risque lié à la tenue de l’élection dans le cadre de la protection des données à caractère personnel
L’article 32 du RGPD impose à tous responsables de traitement de mettre en œuvre « les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque » dans le cadre de traitement de données à caractère personnel. L’élection professionnelle, nous l’avons dit, implique nécessaire le traitement de données et ce d’autant plus lorsqu’elles sont organisées par voie électronique.
La CNIL a adopté une recommandation le 25 avril 2019 relatives à la sécurité des système de vote électronique et a, dans ce cadre, défini des niveaux de risques permettant de déterminer ensuite les objectifs de sécurité qui devront s’appliquer aux élections.
L’employeur doit donc, en premier lieu, faire l’exercice de la détermination du niveau de risques correspondant la situation dans laquelle il se trouve.
Astuce
La CNIL a adopté une grille d’analyse permettant d’aider les responsables de traitement à réaliser cet exercice. Cette même grille suggère des solutions pratiques permettant de respecter les objectifs de sécurité afférents au niveau de risque identifié.
Si l’organisation des élections est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernés, l’employeur devra également réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
Astuce
La CNIL a développé un outil nommé « PIA » permettant de réaliser facilement une AIPD.
Mentions obligatoires dans le PAP s’agissant du recours au vote électronique
Le PAP est l’acte incontournable des élections. Il viendra notamment définir les modalités pratiques du vote. Lorsqu’il est recouru au vote électronique, le Code du travail (C. trav., art. R. 2314-13) prévoit simplement que le PAP devra :
- Mentionner la conclusion de l’accord collectif actant du recours à cette modalité de vote ;
- S’il a été choisi à la date du PAP, ce qui est souvent le cas, indiquer le nom du prestataire retenu ;
- Prévoir, en annexe, « la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales« .
À savoir
C’est généralement dans le cadre de cette annexe que seront détaillés les aspects pratiques du vote électronique ayant trait notamment aux modalités de connexion des électeurs : canaux de communication des moyens d’authentification, mise en place éventuelle d’une question-défi basée sur une information détenue par l’électeur et l’employeur visant à renforcer le contrôle de l’identité, nombre de caractères du mot de passe généré pour la connexion des électeurs etc.
S’agissant de la définition de la période de vote l’article R. 2314-14 du Code du travail prévoit à cet égard que :
« Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. »
La jurisprudence a précisé que, la disposition du Code du travail qui indique que l’élection a lieu uniquement pendant le temps de travail (C. trav., art. L. 2314-27), ne s’applique pas au vote électronique. Ainsi, « la possibilité de procéder au vote électronique à partir de tout ordinateur vingt-quatre heures sur vingt-quatre » ne requiert pas la signature d’un accord unanime (Cass. soc., 5 avril 2011, n°10-19.951).
À savoir
Les prestataires de vote électronique préconisent souvent l’instauration de délai de grâce. Il s’agit d’un court délai (15 minutes par exemple) pendant lequel l’électeur peut valablement voter dès lors qu’il s’est connecté sur la plateforme de vote électronique avant la fin du délai prévu.
Réaliser une expertise du système de vote électronique retenu
Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail et à la recommandation de la CNIL de 2019, le système de vote électronique doit faire l’objet d’une expertise indépendante préalable.
La délibération de la CNIL fixe les critères permettant de choisir l’expert qui pourra être mandaté. Elle prévoit que l’expert devra répondre aux critères suivants :
– être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
– ne pas avoir d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l’organisme responsable de traitement qui a décidé d’utiliser la solution de vote ;
– posséder si possible une expérience dans l’analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d’au moins deux prestataires différents.
L’expertise devra permettre à l’employeur de s’assurer que le système de vote électronique respecte effectivement les exigences de la CNIL en matière de protection des données personnelles.
Elle couvrira :
« l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), la constitution des listes d’électeurs et leur enrôlement et l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.) ».
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.
Informer les électeurs s’agissant de l’utilisation de leurs données personnelles et mettre à jour le registre des activités de traitement
Conformément au RGPD, l’employeur doit informer les électeurs du transfert de données à caractère personnel au prestataire en charge du système de vote électronique. En effet, le RGDP impose que les personnes concernées reçoivent une information « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible » s’agissant du traitement de leurs données (Art. 12 et 13 RGPD).
À cet égard, la CNIL préconise que l’information soit diffusée individuellement, par mail ou par information transmise avec la fiche de paie (Questions-Réponses CNIL du 24 octobre 2022 – Question n°7).
L’employeur devra également inscrire ce traitement dans son registre des activités de traitement conformément à l’article 30 du RGPD ; le cas échéant, devra notamment être mentionné le nom du prestataire de vote électronique s’agissant des destinataires des données personnelles.
Dispenser une formation relative au système de vote électronique retenu
L’article R. 2314-12 du Code du travail prévoit que :
« Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. »
Il n’est pas précisé si les suppléants doivent également en bénéficier, mais la doctrine s’accorde à répondre positivement à cette question.
En cas de recours à un prestataire, la charge de la formation lui sera confiée. La formation pourra prendre la forme de vidéo, de notice écrite ou bien d’accompagnement humain.
Informer les salariés concernant le système de vote électronique retenu
Il est prévu que les électeurs aient communication d’une notice d’information détaillée relative au déroulement des opérations électorales (C. trav., art. R. 2314-12).
Cette information sera délivrée postérieurement à la conclusion du PAP, lequel prévoit en annexe :
« la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales ».
En pratique, cette notice informera notamment les électeurs des dates des différents scrutins et expliquera le processus de connexion sur le site de vote.
Constituer d’une cellule d’assistance technique
L’employeur est chargé de mettre en place une cellule d’assistance technique.
Son rôle est « de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique » (C. trav., art. R 2314-10).
La composition de la cellule d’assistance technique est généralement actée dans l’accord collectif / la DUE relative au recours au vote électronique ou dans le cahier des charges. Le plus souvent elle comprend des membres de la Direction, les membres du bureau de vote et, en tout état de cause, en cas de recours à un prestataire, un de ses représentants.
Réaliser les tests sur le système de vote électronique retenu
Le système de vote électronique devra faire l’objet de tests lesquels doivent être opérés par la cellule d’assistance technique (C. trav., art. R. 2314-15). Plus précisément, les textes imposent que la cellule :
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Pour résumer :
– Avant que le vote ne soit ouvert, la cellule d’assistance teste le système de vote, teste le système de dépouillement et vérifie que les urnes sont vides et scellées ;
– À l’issue du vote et avant le dépouillement, la cellule d’assistance vérifie que le système est scellé.
Conformément aux dispositions règlementaires, le cas échéant, ces tests devront être effectués en présence des représentants des listes.
Réaliser les opérations de scellement
Le bureau de vote a pour mission générale de veiller à la bonne organisation du scrutin et à la régularité des opérations électorales. Dans le cadre du vote électronique, une étape importante dont il a la charge est le scellement des urnes préalablement au début des opérations de vote.
L’article R. 2314-8 du Code du travail dispose que :
« Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. »
La procédure de scellement du système de vote électronique choisi fera l’objet d’une attention particulière de la part de l’expert indépendant CNIL. Elle sera différente d’un prestataire de vote électronique à l’autre.
Conserver certaines données de l’élection pour une durée limitée
À cet égard, l’article R. 2314-17 du Code du travail prévoit que :
« L’employeur ou le prestataire qu’il a retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. »
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