Comment préparer sa réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP) ?

Le protocole d’accord préélectoral (PAP) est un accord qui fixe les modalités d’organisation de l’élection du comité social et économique (CSE). Il est négocié entre l’employeur et les organisations syndicales intéressées en début du processus électoral.

La réunion de négociation du PAP revêt un enjeu majeur : elle intervient en début de processus électoral et a pour objectif l’élaboration du document de référence pour l’organisation des élections. Compte tenu des enjeux à la fois juridiques et organisationnels de cette réunion, il est vivement recommandé d’anticiper sa tenue en s’y préparant.

Le contenu du protocole d’accord préélectoral (PAP) est susceptible d’être relativement étendu, en revanche il ne portera pas en principe sur certains points qui devront avoir été traités en amont :

• Le cadre de mise en place du CSE, définit par des acteurs qui dépendent de la représentation du personnel de l’entreprise (C. trav., art. L 2313-2) ;

• Le recours au vote électronique, qui suppose qu’au préalable soit adopté un accord collectif ou à défaut une décision unilatérale de l’employeur (DUE) (C. trav., art. R. 2314-5).

Afin de vous aider à préparer votre réunion de PAP, cet article répondra aux questions suivantes :

1. À quelle date fixer la réunion de négociation du PAP ?
2. À quel niveau organiser la réunion de négociation du PAP ?
3. Qui inviter à la négociation du PAP ? Et comment procéder à l’invitation ?
4. Quelles informations préparer et transmettre avant la réunion de négociation du PAP ?
5. Quelles suites de la réunion de négociation du PAP anticiper ?

À quelle date fixer la réunion de négociation du PAP ?

Le PAP définissant les modalités d’organisation de l’élection, il est logiquement négocié au début du processus électoral. Prévoir l’organisation de la tenue de cette réunion de négociation constitue ainsi l’une des premières étapes dans l’organisation des élections.

La loi n’impose pas de date fixe pour organiser la réunion de négociation du PAP. Afin de définir une date, il est conseillé de procéder par système de rétroplanning, sur la base des dispositions du Code du travail.
Le texte prévoit que « L’invitation à négocier […] doit parvenir au plus tard quinze jours avant la date de la première réunion de négociation. » (C. trav., art. L. 2314-5, al. 4).

Il pose une précision calendaire dans le cas d’un renouvellement du CSE : l’invitation doit être « effectuée deux mois avant l’expiration du mandat des délégués en exercice. […] » (C. trav., art. L. 2314-5, al. 4).

Ainsi, dans l’hypothèse d’un renouvellement du CSE, l’invitation à la réunion de négociation doit parvenir aux organisations syndicales au moins 2 mois avant la fin des mandats en cours, et la réunion doit ensuite se tenir au moins 15 jours après.

Dans le cas d’une première mise en place de l’institution, il conviendra simplement de respecter le délai minimum de 15 jours entre l’invitation des syndicats et la date de la réunion.

En pratique, il est conseillé d’inviter les organisations syndicales à négocier le PAP en même temps qu’il est procédé à l’information du personnel.

À quel niveau organiser la réunion de négociation du PAP ?

Au sein de l’entreprise, il est possible de compter différents établissements. Dans ce cas, des CSE d’établissement (CSEE) et un CSE central (CSEC) est mis en place.

Ni le Code du travail, ni la Cour de cassation ne se prononcent sur la possibilité, dans ce cas de figure, d’organiser la réunion de négociation au niveau de l’entreprise ou sur la nécessité de l’organiser au niveau de chaque établissement.

L’administration indique expressément que le choix est ouvert : « Le protocole d’accord préélectoral est généralement négocié au niveau de chaque établissement distinct mais peut également l’être au niveau de l’entreprise » (Comité social et économique – 117 Questions-Réponses, janvier 2020, Question n°45).

Qui inviter à la négociation du PAP ? Et comment procéder à l’invitation ?

Les parties à la réunion de négociation du PAP sont d’une part, l’employeur ou son représentant et d’autre part, les organisations syndicales visées par le Code du travail.

Le texte distingue entre 2 catégories d’organisations syndicales et prévoit pour chacune de ces catégories des modalités d’invitation différentes :

• Sont invitées par tout moyen, les organisations syndicales « qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés » (C. trav., art. L. 2314-5, al. 1er) ;
• Sont invitées par courrier, les organisations syndicales « reconnues représentatives dans l’entreprise ou l’établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel y sont également invités par courrier » (C. trav., art. L. 2314-5, al. 2).

Lors de la tenue de la réunion, il conviendra de s’assurer que les personnes représentant une organisation syndicale sont habilitées à cette fin. Plus précisément, il s’agira de vérifier que la personne a été mandatée par son organisation syndicale pour ce faire.

Sur ce point, la Cour de cassation estime que l’organisation syndicale est libre de mandater la personne de son choix pour négocier le PAP en son nom (Cass. soc., 31 janvier 2012, n° 11-16.049).

En revanche, les délégués syndicaux n’ont pas à justifier d’un tel mandat, étant représentant de droit de leur organisation syndicale (C. trav., art. L. 2143-3, al. 1er).

Quelles informations préparer et transmettre en vue de la réunion de négociation du PAP ?

Afin de préparer la tenue de la réunion de négociation, il sera nécessaire d’anticiper les sujets qui seront abordés au sein du PAP, et de réunir les informations et documents nécessaires à leur discussion.

Pour rappel :

• Certains thèmes doivent obligatoirement être abordés,
• D’autres peuvent l’être de manière facultative, et
• Certains points sont dits « d’ordre public » et ne peuvent être négociés.

Il est judicieux de préparer un projet de PAP en amont, qui servira de base de travail aux négociations.

Ce document devra notamment prévoir :

• Le calendrier prévisionnel du processus électoral ;
• L’effectif en équivalent temps plein (ETT) de l’entreprise ou l’établissement dans le périmètre duquel sont organisées les élections à la date du 1er tour ;
• Le nombre de sièges à pourvoir ;
• La répartition des sièges et des personnels entre les différents collèges ;
• La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège ;
• Les dispositions spécifiques relatives au vote électronique en cas de recours à cette modalité de vote.

Dans le cadre de la négociation du PAP, pèse sur l’employeur une obligation de loyauté (Cass. soc., 6 janvier 2016, n° 15-10.975). De ce fait, il doit notamment mettre à disposition des organisations syndicales, qui participent à la négociation du PAP, les informations nécessaires à la tenue de cette réunion (Cass. soc., 9 oct. 2019, n° 19-10.780).

Plus précisément, selon la Cour de cassation, il découle de cette obligation de loyauté une obligation pour l’employeur de fournir aux organisations syndicales participant à la négociation « les éléments nécessaires au contrôle de l’effectif de l’entreprise et de la régularité des listes électorales » (Cass. soc., 13 mai 2009 ; n° 08-60.530).

Au regard de la jurisprudence, l’employeur à qui la demande a été faite devra notamment transmettre :

• « Le registre unique du personnel et des déclarations annuelles des données sociales des années concernées dans des conditions permettant l’exercice effectif de leur consultation, soit communiquer à ces mêmes syndicats des copies ou extraits desdits documents, expurgés des éléments confidentiels, notamment relatifs à la rémunération des salariés » (Cass. soc., 6 janvier 2016, n° 15-10.975) ;
• Les « éléments sur l’identité des salariés et leur niveau de classification » (Cass. soc., 9 octobre 2019, n° 19-10.780) ;
• Les éléments permettant de déterminer l’ancienneté des salariés, et notamment « de vérifier la reprise d’ancienneté des salariés transférés conventionnellement » (Cass. soc., 22 mars 2023, n° 21-18.085) ;
• S’agissant des salariés mis à disposition, « il doit, sans se borner à interroger les entreprises extérieures, fournir aux organisations syndicales les éléments dont il dispose ou dont il peut demander judiciairement la production » (Cass. soc., 26 mai 2019, n° 09-60.400).

En pratique, les organisations syndicales pourraient notamment demander à l’employeur de leur mettre à disposition le registre unique du personnel et/ou la DSN expurgée des éléments confidentiels mais également les éléments relatifs à la prise en compte des salariés mis à disposition ou intérimaires.

Quelles suites de la réunion de négociation du PAP anticiper ?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter suite à la réunion de négociation de votre PAP :

1. Il est tout d’abord possible qu’une unique réunion ne suffise pas et qu’il soit nécessaire d’en organiser une ou plusieurs autres.
2. Également, il se peut que des organisations syndicales aient pris part à la négociation, mais que celle-ci ait échoué si les parties ne sont pas parvenues à obtenir un accord ou que celui-ci ne remplit pas les conditions de signature fixées par le Code du travail (C. trav., art. L. 2314-6).
   Dès lors qu’au moins un syndicat a répondu à l’invitation à négocier, l’employeur devra saisir l’administration (DREETS) pour qu’elle décide de la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux (C. trav., art. L. 2314-13, al. 3). La saisine de la DREETS suspend le processus électoral et engendre la prorogation des mandats. L’administration a deux mois pour se prononcer dans le cadre de cette saisine.
3. Enfin, il est envisageable qu’aucune organisation syndicale ne se présente à la réunion de négociation. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de saisir la DREETS s’agissant de la répartition du personnel et des sièges entre les collèges :
   « Lorsque aucune organisation syndicale représentative dans l’entreprise n’a pris part à la négociation, l’employeur répartit le personnel et les sièges entre les différents collèges électoraux » (C. trav., art. L. 2314-14).

Si un PAP n’a pu être conclu, du fait de l’absence d’organisation syndicale à la réunion ou du fait de l’échec des négociations, il reviendra au tribunal judiciaire de fixer les autres modalités d’organisations de l’élection s’il est saisi d’une telle demande (C. trav., art. L. 2314-28), sinon, il reviendra à l’employeur de fixer ces modalités par l’adoption d’une décision unilatérale (DUE) (Cass. soc., 26 septembre 2012, n° 11-22.598).

 

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