Checklist RH avant les vacances d’été : 6 réflexes à adopter

L’été approche et, pour les équipes RH, les dernières semaines avant les congés ressemblent souvent à un sprint final : validation des soldes de congés, finalisation des recrutements, traitement des dossiers sensibles.

Pourtant, même en effectif réduit l’activité de l’entreprise ne se met pas en vacances. Les délais de consultation du CSE continuent de courir, les représentants du personnel conservent leurs prérogatives et, depuis le décret du 27 mai 2025, l’employeur doit aussi anticiper les épisodes de forte chaleur.

L’enjeu est alors de permettre à l’entreprise de tourner sereinement pendant l’été et préparer une rentrée sans rattrapage.
Voici les 6 réflexes RH à adopter avant de partir.

1. Cadrer les obligations légales avant l’été

Boucler la gestion des congés payés

Le premier sujet à traiter est évidemment celui des congés payés : demandes validées, plannings stabilisés, managers alignés sur les absences de leurs équipes… L’objectif est simple : éviter les mauvaises surprises de dernière minute.

Quelques points de vigilance importants : chaque salarié doit connaître ses dates de congés au moins un mois avant son départ (C. trav., art. D. 3141-6). Concrètement, un salarié qui part le 15 juillet doit avoir reçu confirmation de ses dates au plus tard le 15 juin. De plus, une fois les dates de congés communiquées aux salariés, elles ne peuvent plus être modifiées moins d’un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles (C. trav., art. L. 3141-16).

Si l’entreprise ferme tout ou partie de l’été, l’employeur doit informer les salariés à l’avance et, lorsqu’il existe, consulter le CSE (C. trav., art. L. 2312-8). La fermeture peut couvrir tout ou partie du congé principal, dans la limite de 24 jours ouvrables (C. trav., art. L. 3141-17).

Anticiper le risque canicule

Depuis l’entrée en vigueur du décret n° 2025-482 du 27 mai 2025 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés à la chaleur, les employeurs doivent davantage anticiper les situations de forte chaleur (C. trav., art. R. 4463-1 et suivants).

Le sujet ne concerne d’ailleurs pas uniquement les chantiers ou les métiers extérieurs. Les bureaux mal ventilés, ateliers ou entrepôts peuvent également être concernés.

Trois actions à mener avant l’été :

• Identifier les postes les plus exposés ;
• Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) en y intégrant le risque chaleur ;
• Définir un plan d’action gradué déclenché en fonction de la météo : adaptation des horaires, suspension des tâches physiques, pauses supplémentaires, aménagement des postes, vigilance managériale.

⚠️ Important

En cas de manquement, l’inspection du travail peut mettre l’employeur en demeure de définir des mesures ou actions de prévention (C. trav., art. R. 4721-5). Au-delà, sa responsabilité civile et pénale peut être engagée si un salarié est victime d’un coup de chaleur, au titre de son obligation de sécurité (C. trav., art. L. 4121-1).

2. Sécuriser les dossiers RH en cours avant les départs

Préserver le calendrier CSE et les prérogatives des élus

Les obligations en matière de dialogue social ne s’interrompent pas pendant les vacances, même avec des effectifs réduits. Plusieurs sujets méritent d’être anticipés avant les départs.

Premier point de vigilance : le calendrier du CSE. Si une réunion est prévue en juillet ou en août, mieux vaut vérifier en amont que l’organisation reste tenable malgré les congés. Pour les CSE des entreprises de 50 salariés et plus, l’ordre du jour doit également être préparé dans les délais habituels avec le secrétaire du CSE et les documents transmis à temps (C. trav., art. L. 2315-30). La visioconférence peut faciliter la tenue des réunions quand les agendas se compliquent (C. trav., art. L. 2315-4).

Pour tout savoir sur les réunions du CSE, consultez notre article ‘Tout savoir sur les moyens du CSE et les réunions du CSE‘

Deuxième point : les consultations en cours (C. trav., art. R. 2312-6). Leurs délais ne s’interrompent pas pendant les vacances. Concrètement, un dossier transmis mi-juin peut voir son délai expirer en plein été, même en l’absence de plusieurs élus. Avant les départs, il est donc utile de faire un point sur les consultations ouvertes, les expertises éventuelles et les échéances d’avis à venir afin d’éviter les blocages ou les tensions à la rentrée.

Pour tout savoir sur les consultations récurrentes du CSE, consultez nos articles sur la consultation récurrente en matière de politique sociale de l’entreprise, sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Enfin, les représentants du personnel et délégués syndicaux conservent leurs prérogatives pendant l’été (C. trav., art. L. 2315-7 pour les élus CSE ; art. L. 2143-13 pour les délégués syndicaux). Les élus qui ne sont pas en congés peuvent continuer à utiliser leurs heures de délégation, solliciter des réunions ou formuler des demandes à l’employeur.

Finaliser les recrutements et préparer la rentrée

L’été est rarement le bon moment pour laisser un recrutement sans réponse pendant trois semaines.

Un candidat sans nouvelles avant les congés peut rapidement accepter une autre opportunité, surtout sur des profils pénuriques. Avant de partir, mieux vaut donc :

• finaliser les derniers entretiens ;
• transmettre les retours candidats ;
• sécuriser les validations internes ;
• envoyer les promesses d’embauche ou contrats en attente.

C’est aussi le bon moment pour anticiper les recrutements saisonniers ou les remplacements d’été. Les besoins temporaires doivent être cadrés suffisamment tôt afin d’éviter les recrutements réalisés dans l’urgence début juillet. Le recours au CDD pour remplacement d’un salarié absent ou pour accroissement temporaire d’activité doit être justifié par un motif précis (C. trav., art. L. 1242-2).

Autre sujet souvent sous-estimé : les onboardings de septembre. Avant le départ, il est conseillé d’identifier les arrivées prévues, de bloquer le matériel, de prévenir les managers d’accueil et de caler les rendez-vous d’intégration.

3. Organiser son absence et la continuité du service RH

Centraliser les informations clés pour l’équipe RH

Pendant l’été, un problème RH devient vite compliqué lorsque personne ne sait où trouver la bonne information.

Avant les congés, mieux vaut donc centraliser les ressources essentielles pour les personnes qui assurent la continuité du service RH.

Par exemple :

• Les contacts utiles : prestataire paie, avocat, médecine du travail, agence d’intérim, référent IT, etc. ;
• Une fiche des procédures RH fréquentes : que faire en cas d’accident du travail, de demande de rupture conventionnelle, de signalement de harcèlement, etc. ;
• Les accès aux outils indispensables : SIRH, coffre-fort numérique, registre du personnel, BDESE… Vérifier que le binôme dispose des droits suffisants pour télécharger un bulletin ou retrouver un contrat.

Communiquer son absence aux équipes internes et externes

Une absence RH mal préparée se traduit généralement par des dossiers bloqués et des sollicitations pendant les vacances.

Il est donc utile d’annoncer ses dates de congés le plus tôt possible, à son équipe RH comme aux managers concernés.

L’activation d’un message d’absence clair sur la messagerie complète utilement le dispositif. Un bon message automatique ne se limite pas à indiquer une date de retour : il oriente les interlocuteurs vers la bonne personne selon le sujet concerné (paie, recrutement, relations sociales…).

La passation doit surtout porter sur les dossiers sensibles ou en cours : procédures disciplinaires, négociations, réorganisations, contentieux prud’hommes. L’idée n’est pas de transmettre l’intégralité de ses dossiers, mais de permettre à l’entreprise de prendre les bonnes décisions en l’absence du RH.

FAQ – 5 questions fréquemment posées par des RH avant l’été

Un salarié peut-il refuser de prendre ses congés payés ?

En principe, non. L’employeur dispose du pouvoir de direction pour fixer la période des congés et l’ordre des départs, après consultation du CSE (C. trav., art. L. 3141-16). Le salarié ne peut donc pas refuser de poser ses congés aux dates validées par l’employeur, ni s’opposer à une fermeture estivale régulièrement décidée. Un refus injustifié l’expose à une sanction disciplinaire.

Que se passe-t-il si un salarié tombe malade pendant ses congés payés ?

Désormais, les jours de congés « perdus » du fait de la maladie doivent être reportés. La Cour de cassation a opéré un revirement de jurisprudence majeur sur ce point : le salarié qui tombe malade pendant ses congés payés et qui informe son employeur de son arrêt a le droit de bénéficier ultérieurement des jours de congé coïncidant avec la période de maladie (Cass. soc., 10 septembre 2025, n° 23-22.732).

Un salarié peut-il être contacté par son employeur pendant ses congés payés ?

Non, les congés payés ont pour finalité de permettre au salarié de se reposer et de disposer librement de son temps. L’employeur ne peut donc pas le solliciter pour des tâches professionnelles, ni lui imposer une astreinte pendant ses congés payés. Les modalités du droit à la déconnexion sont d’ailleurs un thème de négociation obligatoire en entreprise (C. trav., art. L. 2242-17).

Quelle différence entre CDD saisonnier et CDD pour accroissement temporaire d’activité ?

Le CDD saisonnier suppose une activité qui se répète chaque année selon une périodicité à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons ou des modes de vie collectifs (C. trav., art. L. 1242-2, 3°). Le CDD pour accroissement temporaire d’activité vise au contraire une hausse d’activité ponctuelle et non récurrente (C. trav., art. L. 1242-2, 2°).

Les délais de consultation du CSE sont-ils suspendus en juillet et août ?

Non, les obligations liées au dialogue social ne s’arrêtent pas pendant les vacances. Les délais de consultation du CSE continuent de courir normalement tout au long de l’été (C. trav., art. R. 2312-6). Il est donc crucial d’anticiper les échéances pour éviter que des dossiers n’arrivent à terme en plein mois d’août en l’absence des élus.

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