Qui doit avoir accès à la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) ?

L’accès à la base de données économiques, sociales et environnementale (BDESE)

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) correspond à l’ensemble de données que l’employeur doit, dans certaines entreprises, obligatoirement mettre à disposition d’un certain nombre de personnes.

Les dispositions d’ordre public du Code du travail imposent en effet que certaines personnes aient un accès obligatoire, peu important les modalités de mise en place de la BDESE.

Cependant, les personnes qui doivent avoir accès à la BDESE ne sont pas les mêmes si celle-ci a été aménagée par les dispositions d’un accord collectif, ou, au contraire, si elle est mise en place en application des dispositions légales supplétives.

☝️ RAPPEL

S’agissant des sujets pouvant faire l’objet d’une négociation collective dans l’entreprise, il existe au sein du Code du travail trois blocs de règles distincts :

  • Les dispositions d’ordre public qui doivent être impérativement respectées ;
  • Le champ de la négociation collective, c’est-à-dire les thèmes sur lesquels il est possible de conclure un accord collectif ;
  • Les dispositions supplétives, c’est-à-dire les règles applicables à défaut d’accord collectif.

Voyons à présent ces trois cas de figure : dispositions d’ordre public, champ de la négociation collective, et dispositions supplétives.

Les personnes ayant un accès obligatoire à la BDESE conformément aux dispositions d’ordre public du Code du travail

À ce sujet, l’article L.2312-18 alinéa 2 du Code du travail dispose que :

« Les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées en Conseil d’État. »

Nous évoquons ci-après l’ensemble des personnes devant avoir un accès obligatoire à la BDESE.

Les membres élus du CSE

Au regard de l’article précité, les membres du Comité Social et Économique (CSE) élus doivent avoir accès à la BDESE.

En revanche, le législateur ne fait pas de distinction entre les membres titulaires et suppléants. À cet égard, le Ministère du Travail a précisé que :

« Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives. »(Cir. DGT 2014-1, 18 mars 2014, Fiche 1 – n°3.2, NOR ETST1404425C).

À notre sens, l’accès à la BDESE pour les membres suppléants pourrait être conditionné à l’exercice effectif de leurs fonctions. Autrement dit, ils devraient bénéficier d’un accès obligatoire à la BDESE uniquement lorsqu’ils remplacement un membre titulaire absent. Une précision de l’Administration ou du législateur à ce sujet serait bienvenue.

Le représentant syndical au CSE (RSCSE)

En tant que membre du CSE, le représentant syndical au CSE (RSCSE) a un droit d’accès obligatoire à la BDESE en application de l’article L. 2312-18 du Code du travail.

Les membres du CSE central (CSEC) et des CSE d’établissement (CSEE)

Les membres élus du CSE central et des CSE d’établissement doivent avoir un accès à la BDESE.

Néanmoins se pose la question de l’accès partiel ou total à la BDESE selon le mandat de l’élu si la BDESE est mise en place au niveau de l’entreprise.

Il convient de rappeler que, sauf dispositions conventionnelles contraires, la BDESE est mise en place au niveau de l’entreprise (C. trav., art. R. 2312-11).

Toutefois, lorsqu’ils existent, les CSEE doivent être informés et consultés sur les mesures spécifiquement applicables au sein de leur établissement (C. trav., art. L. 2312-22).

En effet, le Ministère du Travail a précisé que :

« Dans les entreprises à établissements multiples, les informations et consultations du CSE prévues par le Code du travail s’appliquent au CSE central et aux CSE d’établissement selon leurs compétences respectives« . (Cir. DGT 2014-1, 18 mars 2014, Fiche 1 – n°3.2, NOR ETST1404425C).

Dès lors, la BDESE devra comporter les informations à destination du CSEC et des CSEE, lesquelles seront différentes.

En pratique, il peut ainsi être prévu, même en l’absence d’accord :

  • De faire bénéficier d’un accès total à la BDESE les membres du CSEC et des CSEE ;
  • Ou de donner un accès à la BDESE permettant seulement un accès aux informations adéquates selon le mandat de l’élu du CSE.

Les délégués syndicaux (DS)

Les dispositions d’ordre public ne prévoient pas expressément un accès à la BDESE pour les délégués syndicaux.

Néanmoins, les dispositions portant sur le champ de la négociation indiquent que :

« L’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données sont tels qu’ils permettent au comité social et économique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d’exercer utilement leurs compétences. » (C. trav., art. L. 2312-21).

Les dispositions supplétives prévoyant également un accès au DS, ce dernier semble, en tout état de cause bénéficier d’un accès à la BDESE.

L’Administration

Le Code du travail prévoit que l’Administration doit bénéficier d’un accès ponctuel à la BDESE dans le cadre de la transmission des rapports ou informations aux autorités administratives (C. trav., art. L. 2312-18).

Tel est le cas par exemple s’agissant de la mise à disposition du bilan social de l’entreprise à l’inspection du travail (C. trav., art. L. 2312-31).

Les personnes ayant un accès à la BDESE en application d’un accord collectif

Conformément à ce qui a été évoqué en introduction, le Code du travail permet d’aménager la mise en place de la BDESE par accord collectif.

Dans ce cas, il est prévu que l’accord définisse :

« 2° Les modalités de fonctionnement de la BDESE, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportants des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation. » (C. trav., art. L. 2312-21)

Ce même article précise que « l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE sont tels qu’ils permettent au CSE et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d’exercer utilement leurs compétences. » (C. trav., art. L. 2312-21 al. 6).

Ainsi, en plus de prévoir un accès à la BDESE pour les membres de la délégation du personnel, les RSCSE et les délégués syndicaux, l’accord peut prévoir un accès permanent ou ponctuel pour différentes personnes :

Les représentants de proximité

Les représentants de proximité sont concernés, ainsi que précisé dans l’article L.2312-7 du code du travail (C. trav., art. L. 2312-7).

Les représentants de section syndicale (RSS)

Les RSS également. À noter qu’un syndicat peut nommer dans une entreprise un salarié pour représenter sa section syndicale (et créer ainsi un RSS). Mais il ne peut le faire qu’à la seule condition où il a dans cette entreprise au moins 2 adhérents.

Les membres du comité de groupe

De manière facultative, et sans se substituer à l’obligation de mise en place au niveau de l’entreprise, un accord collectif de groupe peut instaurer une BDESE au niveau d’un groupe de sociétés (C. trav., art. R. 2312-15).

En effet, selon l’Administration, cette mise en place « offre l’avantage de regrouper des informations données aux instances de représentation du personnel des différentes sociétés d’un groupe, d’harmoniser ces informations et d’en permettre une meilleure connaissance par ces instances » (Cir. DGT 2014-1, 18 mars 2014, Fiche 1 – n° 2.3, NOR ETST1404425C).

En cas de mise en place d’un comité de groupe, une telle BDESE pourrait être mise à disposition de ses membres.

Les experts du CSE

Dans le cadre de leurs missions d’accompagnement du CSE, les membres doivent nécessairement prendre connaissance des informations qui sont portées à la connaissance du CSE.

Dès lors, il peut être opportun de leur permettre de bénéficier d’un accès ponctuel à la BDESE.

Les membres des commissions du CSE

Afin de répondre aux spécificités de l’activité de l’entreprise ou à ses besoins, des commissions supplémentaires (en sus de la CSSCT et de la Commission des marchés) peuvent être mises en place par accord collectif au sein du CSE (C. trav., art. L. 2315-45).

À défaut d’accord, « les membres des commissions peuvent être choisis parmi des salariés de l’entreprise n’appartenant pas au CSE » (C. trav., art. R. 2315-28).

Dès lors, un accès à la BDESE pourrait leur être ouvert par accord.

Les personnes ayant un accès obligatoire à la BDESE en application des dispositions supplétives du Code du travail

Si aucun accord collectif n’intervient au sujet de la BDESE, le Code du travail prévoir des dispositions supplétives qui s’appliquent automatiquement.

Au sujet de l’accès à la BDESE dans ce cas, l’article L. 2312-36 alinéa 2 du Code du travail dispose :

« La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise, et aux délégués syndicaux. »

Au regard de cet article, à défaut d’accord, outre les personnes visées expressément par les dispositions d’ordre public, il est prévu que les DS doivent bénéficier d’un accès à la BDESE. Les DS d’établissement et les DS centraux sont visés.

💡 À SAVOIR

Les dispositions supplétives du Code du Travail prévoient que l’accès octroyé est un accès permanent.

Sachez que cette notion de disponibilité permanente a été précisée par l’Administration :

« La permanence imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible aux élus 24 h/24 et 7 jours sur 7. Pour des raisons pratiques (fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l’entreprise) la base de données peut ne pas être accessible 24 heures sur 24 lorsque la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise » (Cir. DGT 2014-1, 18 mars 2014, Fiche 1 – n° 3.1, NOR ETST1404425C).

Le Code prévoit également que, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, la BDESE doit obligatoirement être tenue sur un support informatique (C. trav., art. R. 2312-12), ce qui facilitera l’accessibilité « permanente ».

 

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