Comment organiser les élections du CSE : les 10 étapes clés

Organiser les élections du CSE est une étape obligatoire pour les entreprises d’au moins 11 salariés. Le comité économique et social (CSE) résulte de la fusion des anciennes institutions représentatives du personnel (DP, CE et CHSCT). Et si ces règles ont simplifié la représentation du personnel, celles relatives aux élections n’ont, elles, pas été allégées. WeChooz vous propose un accompagnement étape par étape pour organiser vos élections du CSE et mener à bien votre processus électoral.

Rappelons à titre liminaire qu’il appartient à l’employeur d’initier la mise en place du CSE dès lors que le seuil de 11 salariés est franchi pendant 12 mois consécutifs, ou, lors du renouvellement de l’instance (C. trav., art. L. 2311-2). À défaut, ce manquement est constitutif d’un délit d’entrave.

Si l’employeur ne prend pas l’initiative d’organiser les élections du CSE, ce dernier peut y être invité par un salarié ou une organisation syndicale (OS) lorsque le CSE n’existe pas alors que les conditions de mises en place sont remplies. Dans ce cas, l’employeur a un mois pour lancer le processus électoral (C. trav., art. L. 2314-8 al.1er).
Lorsqu’une élection s’est soldée par une carence (absence totale de candidat), la demande d’organisation d’une nouvelle élection du CSE ne peut intervenir que dans un délai de 6 mois à compter de l’établissement du procès-verbal de carence (C. trav., art. L. 2314-8).

L’organisation des élections du CSE suit plusieurs étapes encadrées par le Code du travail. Voici les 10 étapes clés pour organiser les élections du CSE par voie électronique.

Étape 1 – Déterminer le cadre de mise en place du CSE

Il existe différent niveau de mise en place du CSE permettant de tenir compte de la réalité économique et de la complexité des structures juridiques des entreprises. Les divers niveaux retenus sont :

• Le CSE unique au niveau de l’entreprise (C. trav., art. L2313-1);
• Les CSE au niveau des établissements distincts (CSEE), auquel s’ajoute un CSE central au niveau de l’entreprise (CSEC) (C. trav., art. L2313-1) ;
• Un CSE au niveau de l’unité économique et sociale (UES), qui peut également se structurer en CSEE et CSEC au niveau de L’UES (C. trav., art. L2313-8).

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, pour savoir s’il y a ou non des établissements distincts et, ainsi, des CSEE et un CSEC, le Code du travail et la jurisprudence imposent à l’employeur, avant de pouvoir adopter une décision unilatérale à cet égard, de négocier de manière sincère et loyale avec certains représentants du personnel.

Étape 2 – Négocier le recours au vote électronique

Recourir au vote électronique présente de nombreux avantages. À cet égard, WeChooz offre une solution sécurisée permettant une élection des représentants du personnel simplifié.
Le recours au vote électronique nécessite l’adoption d’un accord d’entreprise ou de groupe ou, à défaut, d’une DUE de l’employeur (C. trav., art., L. 2314-26 ; R. 2314-5 ).

L’accord ou la DUE doit être entré en vigueur avant la négociation du protocole d’accord préélectoral (Cass. soc., 28 septembre 2011, n°11-60.028).

Étape 3 – Informer le personnel sur l’organisation des élections du CSE

Au plus tôt 90 jours avant la tenue du 1er tour, l’employeur doit informer son personnel de l’organisation prochaine des élections et ce par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information (C. trav., art. L. 2314-4).

Comment informer les salariés ?

En pratique, l’affichage est encore très utilisé s’agissant de cette information, mais il peut être pertinent, selon l’activité de l’entreprise et son mode de fonctionnement, de choisir plusieurs canaux de diffusion afin de s’assurer que tous les salariés y aient accès.
Cette information au personnel mentionnera notamment la date envisagée pour le 1er tour.

Étape 4 – Inviter les syndicats à négocier le PAP et à établir les listes de candidats

Simultanément à l’information du personnel, l’employeur invitera les organisations syndicales intéressées à la réunion de négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) et à établir des listes de candidats. Plus précisément s’agissant des organisations syndicales invitées, il s’agira (C. trav., art. L. 2314-5):

• des syndicats représentatifs dans le périmètre de l’élection, ceux ayant constitué une section syndicale ou ceux affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel (à ce jour FO, CGT, CFTC, CFDT et CFE-CGC) par courrier recommandé avec accusé de réception ;
• des organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés par tout moyen (affichage par exemple).

Pour rappel, le PAP est l’accord qui définit les modalités d’organisation de l’élection.
Pour les entreprises de 11 à 20 salariés une dérogation est prévue. L’employeur invite les organisations syndicales (OS) habilitées à la négociation du PAP qu’à la condition qu’au moins un salarié se soit porté candidat aux élections dans un délai de 30 jours à compter de l’information des salariés (C. trav., art. L. 2314-5 al.5).

Étape 5 – Négocier, adopter et diffuser le PAP ou une DUE

Comment se déroule la négociation du PAP ou l’adoption d’une DUE ?

La réunion de négociation du PAP doit se tenir au plus tôt 15 jours après la réception de l’invitation par les syndicats.

Le défaut d’invitation des syndicats intéressés à la négociation du PAP tout comme le refus de négocier le PAP avec une telle OS affecte par nature la validité des élections (Cass. soc., 2 mars 2011, n°10-60.201 ; Cass. soc., 28 février 2018, n°17-60.112).
La validité du PAP :

« est subordonnée à sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l’entreprise » (C. trav., art. L. 2314-6).

Que se passe t-il si aucun syndicat ne se présente à la négociation ?

Dans ce cas, l’employeur peut déterminer unilatéralement les modalités d’organisation de l’élection et ce sans saisine de l’administration s’agissant de la répartition du personnel dans les collèges et des sièges entre les différentes catégories de personnel (C. trav., art. L. 2314-13).

Que se passe t-il si au moins un syndicat s’est présenté à la négociation du PAP et en cas d’échec des négociations ?

Dans ce cas, il convient de saisir l’administration du travail (DREETS) pour qu’elle procède à la répartition du personnel et des sièges entre les collèges (C. trav., art. L. 2314-13). La saisine de la DREETS entraîne alors la suspension du processus électoral et la prorogation des mandats en cours (C. trav., art. L. 2314-13). Une fois la décision de la DREETS reçue, l’employeur pourra adopter une DUE sur les modalités d’organisation de l’élection.

Comment diffuser le PAP ou la DUE ?

Le Code du travail ne prévoit pas une obligation de diffusion du PAP ou de la DUE. Néanmoins, il est d’usage de prévoir une diffusion des modalités d’organisation de l’élection soit par la publicité du PAP ou de la DUE, soit par la rédaction et la diffusion d’une note de service dédiée synthétisant les informations les plus importantes du processus électoral (calendrier électoral, période et modalités de dépôt des candidatures etc.).

Étape 6 – Établir et publier les listes électorales

Comment établir les listes électorales ?

Il appartiendra à l’employeur d’établir la liste électorale en vue des élections du PAP. Pour rappel, les listes électorales correspondent aux listes faisant état des électeurs en vue du scrutin organisé. Une liste électorale doit être établie par collège électoral.

Qui sont les électeurs d’une élection professionnelle ?

Sont électeurs aux élections du CSE « l’ensemble des salariés âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques » (C. trav., art. L. 2314-18).

Ces conditions sont appréciées à la date du 1er tour des élections (Cass. soc., 23 mars 2022, n°20-20.047).
Conformément à une jurisprudence constante de la Cour de cassation (Cass. soc., 20 mars 2022, n°00-60.315), afin de vérifier la qualité d’électeur des personnes figurant sur la liste électorale, chaque liste fera mention des informations suivantes :

• les nom et prénom des électeurs du collège concerné ;
• l’âge / la date de naissance ;
• l’ancienneté / la date d’embauche.

La CNIL dans un Questions-Réponses du 24 octobre 2022 a validé le traitement de ces données personnelles aux fins de l’établissement desdites listes.

Quand et où publier les listes électorales ?

La date de publication des listes électorales est fixée dans le calendrier électoral négocié dans le PAP ou, à défaut, figurant dans la DUE.
Notez que les listes électorales doivent faire l’objet d’une publicité au moins 4 jours avant la tenue du 1er tour des élections (C. trav., art. R. 2314-24 ; Cass. soc., 20 mars 2002, n°01-60.482). Elles valent à la fois pour le 1er et pour le 2nd tour de l’élection du CSE.
Il est possible de procéder par affichage. Néanmoins, dans la mesure où il est nécessaire que tous les électeurs aient accès à cette information, selon les modalités de travail dans l’entreprise (télétravail, salarié mis à disposition etc.), il pourra être nécessaire d’adapter la méthode de diffusion afin de toucher tous les électeurs (intranet, email, courrier).

Étape 7 – Déposer et afficher les listes de candidats

Pour rappel, le Code du travail prévoit que (C. trav., art. L. 2314-19) :

« Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique. »

Qui peut se présenter au 1er tour ?

Il est précisé qu’au 1er tour, seules les listes syndicales sont autorisées. On parle de monopole syndical.

Qui peut se présenter au 2nd tour ?

Au 2nd tour, tout salarié éligible peut déposer sa candidature. On parle de candidatures libres. Notez également que les listes syndicales déposées au 1er tour sont de facto maintenues pour le 2nd. Elles pourront tout de même être retirées ou modifiées par le syndicat sur demande adressée à l’employeur.
Les titulaires et les suppléants font l’objet d’élections distinctes. Ainsi, des listes distinctes doivent dès lors être établies et déposées en précisant le collège et l’urne pour laquelle la liste de candidats est déposée (C. trav., art. L. 2314-26).

Quelles sont les modalités de dépôt des listes de candidats ?

Les modalités de dépôt des listes de candidats sont actées dans le PAP ou la DUE. Aujourd’hui, le dépôt en main propre contre décharge auprès de la Direction ou le dépôt par email avec accusé de réception à une adresse spécifiée dans le PAP ou la DUE sont les modalités de dépôt privilégiées.

Quelles sont les modalités de diffusion des listes de candidats ?

Les modalités de diffusion des listes de candidats seront également précisées par le PAP ou la DUE.
Même si une OS ne s’est pas présentée à la négociation du PAP, elle conserve tout de même la possibilité de présenter des candidats au 1er tour des élections (Cass. soc., 7 juillet 1981, n°81-60.001).

Étape 8 – Désigner et former les membres du bureau

Quel est le rôle du bureau de vote ?

Les membres des bureaux de vote sont responsables de :

• la régularité des opérations électorales,
• du dépouillement,
• de la proclamation des résultats,
• et de l’élaboration du procès-verbal des élections.

Quelle est la composition du bureau de vote ?

Le bureau de vote est composé d’un président et d’au moins 2 assesseurs (C. électoral, R. 42).
En l’absence de mention spécifique quant à la désignation des membres du bureau de vote dans le PAP ou dans la DUE, la jurisprudence applique les principes généraux du droit électoral. Dans ce cas, le bureau sera composé des deux salariés électeurs les plus âgés, le plus âgé des deux étant président du bureau, et le salarié électeur le plus jeune.
En pratique, il est recommandé, notamment en cas de recours au vote électronique, d’opter pour le volontariat. En effet, de cette façon, le bureau sera composé d’électeurs motivés et potentiellement plus à l’aise avec les outils informatiques.

Y a-t-il une formation prévue en cas de recours au vote électronique ?

Conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail : « […] Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. »

Il appartient au prestataire de vote électronique retenu de dispenser cette formation afin de permettre aux membres du bureau de vote de comprendre les actions qu’ils devront menés notamment en vue du scellement des urnes et du dépouillement des votes.

Étape 9 – Organiser le vote et le déroulement du scrutin

Comment respecter les règles électorales pendant une élection du CSE ?

Même en cas de recours au vote électronique, les opérations de votes devront respecter les principes généraux du droit électoral. À cet égard, le secret du vote doit être assuré par un dispositif d’isolement et non nécessairement un isoloir (Cass. soc., 28 mars 2018, n°17-60.278).

Comment respecter l’égalité d’accès au vote lors d’un vote électronique ?

Il faudra assurer l’égalité d’accès au vote de l’ensemble des salariés lors d’un vote électronique et ainsi faire en sorte que tous les électeurs aient accès à un moyen de voter (Cass. soc., 1er juin 2022, n° 20-22.860).
Conseil pratique : Il peut être mis à disposition des électeurs, sur le lieu de travail, un ordinateur ou une tablette ainsi qu’une personne accompagnante pour permettre aux électeurs en difficulté ou n’ayant pas accès, dans le cadre de leur emploi ou à titre personnel, à un ordinateur, un téléphone ou une tablette.

Où mettre en place le vote électronique ?

Le vote électronique peut être mis en œuvre aussi bien sur le lieu de travail qu’à distance (C. trav., art. R. 2314-5).

En cas de vote hybride (vote papier et vote électronique), le vote papier ne peut avoir lieu qu’après la clôture du vote électronique de manière que les membres du bureau de vote disposent de la liste d’émargement des salariés ayant voté par voie électronique (C. trav., R. 2314-16).
À l’issue du 1er tour, si le quorum n’est pas atteint ou si des sièges restent à pourvoir, alors un 2nd tour devra être organisé et ce dans un délai maximal de 15 jours à compter de la date du 1er tour (C. trav., art. L. 2314-29).

Les règles du 2nd tour sont identiques à celles à celles du 1er tour. Pour le 2nd tour en revanche, il n’y aura ni condition de quorum, ni monopole syndical. En cas de carence à l’issue du 2nd tour, les sièges non pourvus resteront vacants.

Étape 10 – Dépouiller les votes, établir des PV et proclamer les résultats

À l’issue du 1er tour comme du 2nd tour :

• dès la clôture du scrutin, la liste d’émargement est signée de tous les membres du bureau (C. électoral, art. R. 62) ;
• les votes sont ensuite dépouillés par les membres du bureau (C. électoral, art. R. 63), de manière automatique en cas de recours au vote électronique ;
• le procès-verbal des opérations électorales est ensuite dressé, avant que le résultat ne soit proclamé publiquement par le bureau de vote (C. électoral, art. R. 67) ;
• le PV est ensuite soit affiché dans la salle de vote soit diffusé dans l’entreprise par tout moyen permettant l’accessibilité de ce résultat (Cass. soc. 15 juin 2022, n°20-21.992).

L’ordre visé ci-avant doit bien être respecté au risque d’engendrer l’annulation des élections du CSE.
Au terme des élections du CSE, il conviendra également de transmettre les PV au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) dans les 15 jours de la tenue de l’élection et, le cas échéant à chaque syndicat ayant présenté une liste et/ou ayant participé à la négociation du PAP (C. trav., art. R. 2314-22).

En cas de PV de carence total, le PV doit également être transmis à l’inspection du travail et aux salariés (C. trav., art. L. 2314-9).

 

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